In veel bedrijven hangt nog een telefooncentrale in de meterkast die al jaren trouw zijn werk doet. Onderdelen worden echter schaarser, ISDN is uitgefaseerd en medewerkers werken steeds vaker thuis of onderweg. Bellen via internet, ook wel VoIP genoemd, is dan een logische vervolgstap. Een goede voorbereiding voorkomt dat de overstap leidt tot onbereikbaarheid of gemiste gesprekken.
Breng de huidige situatie in kaart
Begin met een inventarisatie. Hoeveel toestellen zijn er, welke nummers gebruikt het bedrijf en welke functies worden dagelijks gebruikt? Denk aan doorschakelen, wachtrijen, een keuzemenu of voicemail per afdeling. Noteer ook welke apparaten aan de oude centrale gekoppeld zijn, zoals een deurintercom, een alarmsysteem of een liftlijn. Die worden bij een overstap nog weleens vergeten.
Bekijk daarnaast hoe medewerkers werken. Als een deel van het team thuis of op locatie werkt, is het prettig wanneer zij met het zakelijke nummer kunnen bellen via een app op hun mobiel of laptop.
Kies tussen een eigen of een gehoste centrale
Bij bellen via internet zijn er grofweg twee smaken. Bij een eigen centrale staat de software op een server in het bedrijf, wat meer controle geeft maar ook onderhoud vraagt. Bij een gehoste centrale draait alles in een datacenter en betaalt u per maand voor gebruik en beheer. Voor de meeste kleine en middelgrote bedrijven is een gehoste oplossing eenvoudiger, omdat updates, beveiliging en back-ups bij de leverancier liggen.
Een veelgebruikt platform is 3CX, dat zowel op een eigen server als gehost beschikbaar is. Het biedt de gangbare functies van een telefooncentrale en werkt met vaste toestellen, softphones en mobiele apps.
Controleer de internetverbinding en het netwerk
De kwaliteit van gesprekken hangt direct af van de internetverbinding. Een gesprek vraagt niet veel bandbreedte, maar wel een stabiele verbinding met weinig vertraging. Let op de volgende punten:
- voldoende uploadsnelheid voor het aantal gelijktijdige gesprekken
- een router die spraakverkeer voorrang kan geven
- bekabelde toestellen waar mogelijk, wifi alleen als het netwerk stabiel is
- een plan voor bereikbaarheid als de verbinding uitvalt, bijvoorbeeld automatisch doorschakelen naar mobiel
Nummerbehoud en planning van de overstap
Bestaande nummers kunnen in vrijwel alle gevallen worden meegenomen naar de nieuwe aanbieder. Dit heet nummerportering en kost enige doorlooptijd. Plan de overstap daarom ruim op tijd en kies een rustig moment, zoals een vrijdagmiddag of een dag buiten het drukke seizoen. Test vooraf of inkomende en uitgaande gesprekken werken en of keuzemenu’s en wachtrijen goed staan ingesteld.
Zorg ook voor een korte instructie voor medewerkers. Een nieuw toestel of een app werkt net anders dan het oude systeem, en een paar minuten uitleg voorkomt veel vragen in de eerste week.
Ondersteuning bij installatie en beheer
Veel bedrijven laten de overstap begeleiden door een partij die zowel de techniek als de nummerportering regelt. Zakelijk telefonieleverancier PBXcomplete levert bijvoorbeeld een gehoste 3CX-centrale als abonnement. Op pbxcomplete.nl staat welke andere diensten voor zakelijke telefonie zij aanbieden.
Met een duidelijke inventarisatie, een stabiele verbinding en een goed geplande overstap stapt u zonder onderbreking over van een verouderde centrale naar een flexibel systeem dat met het bedrijf meegroeit.
